Verbesserung der internen Prozesse

Über die Evangelische Stiftung Pflege Schönau

Die Evangelische Stiftung Pflege Schönau (ESPS) ist eine selbstständige kirchliche Stiftung des öffentlichen Rechts. Der wesentliche Stiftungszweck ist die Finanzierung des kirchlichen Bauens und der Besoldungsbeiträge für Pfarrstellen. 70 Mitarbeitende sind an drei Standorten in den wesentlichen Geschäftsbereichen Bauunterhaltung, Grundstücke, Wohnen und Forst tätig.

Das Projekt im Detail

Die Herausforderung

Die ESPS stand vor der Herausforderung, dass die Verknüpfung der Informationen aus der zentralen Anwendung mit zugehörigen Dokumenten aufwändig war. Je nach Sachverhalt musste in Papierakten, E-Mail-Ablagen oder im Dateisystem gesucht werden.

Das Ziel

Die Verbesserung der internen Prozesse war das Ziel der Stiftung. Während die Verwaltung der Vermögensanlagen durch die Nutzung der angepassten ERP-Lösung bereits transparent und zukunftssicher unterstützt wurde, sollte nun die Informationsarchitektur durch eine einfachere Verbindung zu Dokumenten und eine bessere Prozesssteuerung ergänzt werden.

Projektphase 1

BARC unterstützte die ESPS bei der Abstimmung und Auswahl von Softwarewerkzeugen – angefangen mit der Anforderungsanalyse bei den Themen Erfassung, Verwaltung, Suche, Bearbeitung, Verteilung und der Ablage der Dokumente. Zudem unterstützte BARC bei der Erstellung und Beurteilung von Ausschreibungen, Proof of Concepts sowie der anschließenden Vertragsverhandlung.

Anhand von Gesprächen und der Nutzung vorhandener Ablagesysteme wurden gemeinsam Soll-Strukturen für die Dokumentenverwaltung und Prozesse geschaffen.

Projektphase 2

Neben der Ablage sollte sichergestellt werden, dass Dokumente effizienter genutzt werden konnten. BARC unterstütze die ESPS dabei, vordefinierte Suchen, Workflows und Teilautomatisierungen einzurichten. Profitieren konnte das Unternehmen dabei insbesondere von dem umfassenden Software-Know-how aus über 20 Jahren Markt- und Produktbeurteilung sowie der strukturierten Projektvorgehensweise von BARC.

Das Ergebnis

Insgesamt haben konnten die Experten von BARC gemeinsam mit dem Projektteam der ESPS eine bessere Informationsversorgung und –nutzung umsetzen. Durch die Einführung des ECM-Systems wird nun der Schritt zu einer zentralen Ablage der Dokumente vollzogen. Wichtige Inhalte auf Papier werden digitalisiert, das umfasst sowohl eingehenden Schriftverkehr als auch bestehende Papierakten.

„Die Zusammenarbeit mit BARC, insbesondere mit Dr. Böhn und Frau Kraus ermöglichte uns, ein zukunftssicheres und auf unsere Stiftung und unsere Aufgaben abgestimmtes System auszuwählen und in das Tagesgeschäft einzubinden. Während der immer offenen und konstruktiven Unterstützungsphase wurden auch wichtige organisatorische Themen beleuchtet und umgesetzt. Das Projekt, angefangen beim Auswahlverfahren bis hin zur Implementierung konnte in knappen 26 Monaten realisiert werden. Wir konnten auch über das System für Dokumentenmanagement hinaus wichtige Erkenntnisse aus der Begleitung von Dr. Böhn und Frau Kraus gewinnen und werden bei den weiteren Projektphasen sehr gerne auf deren bewährte Mithilfe zurückgreifen.“

Alexander Wittmann

Projektleiter bei der ESPS